¿Cómo usar correctamente Whatsapp en una empresa y cumplir las normativas de protección de datos?

Si eres empresa y empleas esta aplicación de mensajería instantánea con clientes o con tus trabajadores, recuerda que debes optar por una cuenta Business y cumplir el RGPD y la LOPDGDD

La mensajería instantánea se ha implantado con tal fuerza en nuestras vidas que parece imposible concebir nuestras interacciones sin aplicaciones como WhatsApp, la aplicación de mensajería instantánea por antonomasia. Debido a que su uso amplio en toda la población, algunas empresas usan WhatsApp como medio de comunicación, bien sea de manera interna o con los clientes. Sin embargo, de igual manera que en otras aplicaciones como Facebook, propietaria de Whatsapp, se distingue entre cuentas particulares y páginas de empresas, WhatsApp ha impulsado desde 2018 el uso de WhatsApp Business para empresas, que es la que debes emplear si eres pyme o autónomo.

Evita usar WhatsApp Messenger, diseñada para comunicaciones personales, y revisa el cumplimiento las normativas que se refieren a la protección de datos y garantía de derechos digitales. Evita, además, usar versiones alteradas y aplicaciones no oficiales o difundir spam, que suelen ser los principales motivos de suspensión de la cuenta.

Uso de Whatsapp como canal interno de empresa

Si desde la empresa se ha creado un grupo de whatsapp para comunicaciones internas (enfermedades, cambios de turno, etc.), se debe avisar previamente a todos los miembros. Estos han de poder aceptar o rechazar ser incluidos en dicho grupo libremente, sobre todo si hacen uso de sus teléfonos particulares. Además, los miembros del grupo podrán revocar el consentimiento y ejercer sus derechos en cualquier momento. Además, es importante que en un primer mensaje del grupo figure cierta información legal como esta:

  • Responsable: nombre y apellidos del responsable del tratamiento.
  • Finalidad: objetivo de la comunicación.
  • Legitimación: base jurídica en la que se basa el tratamiento.
  • Destinatarios WhatsApp y nadie más, salvo obligación legal.
  • Derechos: acceder, rectificar y suprimir los datos, así como otros derechos, tal y como se explica en la información adicional.
  • Información adicional: puede consultar la información adicional y detallada sobre protección de datos en la página web: https://www.aepd.es/es/derechos-y-deberes/conoce-tus-derechos
  • Contacto: correo del responsable del tratamiento o del Delegado de Protección de Datos (DPD).

Utilizar WhatsApp para comunicaciones con clientes

WhatsApp puede ser también utilizado como canal de comunicación con clientes o como medio para un primer contacto. De hecho esta es una de las ventajas del Business, que cuenta con una API que permite implementar diferentes funciones de la aplicación en otros productos software utilizados en la empresa, además de permitir obtener el consentimiento de los usuarios antes de comenzar a interactuar con ellos.

En estos casos deberemos observar siempre este tratamiento es lícito (artículo 6, licitud del tratamiento, del RGPD) e informado (artículo 13 del RGPD). Es decir, si el responsable del tratamiento informará al interesado sobre su identidad, los fines del tratamiento para los cuales son destinados los datos personales y la base jurídica en que se apoya, entre otros aspectos.

Es recomendable que solamente se use WhatsApp como canal de comunicación a nivel informativo o como envío de publicidad, siempre que exista una relación contractual previa. Pero debes evitar usarlo como medio para compartir datos personales o información confidencial. Además, deberemos ofrecer siempre la posibilidad al destinatario de oponerse al tratamiento de sus datos con fines comerciales mediante un procedimiento sencillo y gratuito, tanto en el momento de la recogida como en cualquiera de las comunicaciones.

Revisa estos ítems para asegurarte que estás haciendo un uso correcto de Whatsapp con tus clientes:

  • Usa dispositivos seguros
  • Informa sobre el correcto tratamiento de los datos personales de los clientes y el uso adecuado de los grupos internos de la organización.
  • Si un usuario desea ejercer sus derechos se contactará con WhatsApp informando sobre el derecho que se desea ejercer y se pondrá en copia del correo al interesado.
  • Se evaluarán los riesgos para la protección de datos personales (por ejemplo, mediante la herramienta de la AEPD) que implica utilizar esta aplicación o cualquier otra similar antes de implementar su uso para cualquier tratamiento.

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